Księgowy – człowiek, bez którego nie może się obejść praktycznie żaden byt, który dysponuje wyodrębnionym majątkiem. Szara eminencja, prawa ręka szefa, PIT-uś, to formy zastępcze określenia osoby, przez której ręce przechodzą wszystkie dokumenty mające cokolwiek wspólnego z finansami podmiotu.
Dla kogo pracuje księgowy?
No właśnie, podmiot, słowo bardzo dobrze znane wszystkim księgowym. Podmioty, które korzystają z usług księgowego są niezwykle zróżnicowane, zarówno pod względem formy organizacyjnej, wielkości, form prowadzonych rozliczeń np. z urzędem skarbowym, itd. Nie obędzie się bez niego zwykły Jan Kowalski, gdy przychodzi pora rocznych rozliczeń z fiskusem, ani pani, która prowadzi warzywniak na rogu ulicy, ani też wielka korporacja zatrudniająca setki ludzi w wielu oddziałach. Swoje rozliczenia prowadzą szkoły, szpitale, organizacje charytatywne, stowarzyszenia i wiele innych. Cóż, nawet mafie zatrudniają szczególnego rodzaju „księgowych”…
Księgowy to ten rodzaj zawodu, który może być wykonywany przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, w tym praca ta może być świadczona na rzecz właściciela przedsiębiorstwa prowadzącego dowolną, niezwiązaną z rachunkowością, działalnością, jak i na rzecz biura rachunkowego. Inną drogą kariery księgowego jest prowadzenie biura rachunkowego na własnym rozrachunku.
Codzienność księgowego
Przedmiotem zainteresowań i działań księgowego jest cały system rejestracyjny rachunkowości. Do głównych zadań księgowego w firmie należy prowadzenie ksiąg rachunkowych, tworzenie zestawień obrotów i sald, dokonywanie wyceny aktywów i pasywów, katalogowanie dokumentów. Codzienne czynności osoby zajmującej się rozliczeniami finansowymi przedsiębiorstwa to m. in. prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych, weryfikacja dowodów księgowych pod względem ich prawidłowości i legalności, archiwizacja „opracowanej” dokumentacji, nadzór na prawidłowością rozliczeń z kontrahentami i instytucjami publicznymi oraz sporządzanie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych, czy deklaracji ZUS.
Można by pomyśleć, że praca księgowego to działania czysto techniczne, typu wprowadzenie wartości z dokumentów do baz danych, sumowanie obrotów, wypełnianie różnego rodzaju arkuszy, druków, deklaracji. Jest w tym trochę prawdy. Jednak od księgowych oczekuje się też dobrej znajomości przepisów prawnych regulujących obszar finansowej działalności różnego rodzaju podmiotów. Czy to osoby prywatne, czy właściciele firm, wszyscy spodziewają się, że to właśnie księgowy podpowie im jak zoptymalizować swoje rozliczenia z fiskusem lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, pomoże odpowiednio zinterpretować przepisy i wskaże możliwe zagrożenia, jeśli zamierzone działanie może spowodować negatywne skutki prawne.
Podstawowe akty prawne, którymi posługuje się księgowy to: ustawa o rachunkowości, ustawa o podatku od osób fizycznych, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa o systemie społecznym. Trzeba pamiętać, że to tylko podstawowy zakres wiedzy prawnej, którą trzeba posiadać. Do tego dochodzi szereg ustaw pokrewnych, nowelizacje (w naszym kraju pojawiają się niebywale często), rozporządzenia, zarządzenia itd.
Fragmentacja i specjalizacja w księgowości
Duża ilość regulacji prawnych oraz wielość operacji, które podlegają ewidencji księgowej prowadzi do segmentowania zadań księgowych w przedsiębiorstwach. Często księgowość dzieli się na komórki merytoryczne tzn. wyodrębnia się dział płac, kosztów, rozrachunków, itp. Ma to swoje uzasadnienie, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których duża ilość pracowników i dokonywanych zakupów powoduje konieczność wprowadzania ogromnej masy danych, które na dodatek regulowane są przez zróżnicowane pod względem tematycznym przepisy. Tego rodzaju podział może być korzystny z punktu widzenia pracownika, który ma szansę wyspecjalizować się w danym obszarze tematycznym.
Fragmentacja procesów nie ma wiele wspólnego ze specjalizacją. Chociaż wysoki poziom edukacji gwarantuje absolwentom szkół i uczelni szeroką znajomość zagadnień z dziedziny księgowości oraz rachunkowości, zdarza się tak, że osoba zatrudniona w dużej firmie latami wykonuje jeden rodzaj zadań, np. wprowadzanie danych do systemu informatycznego, dekretacja, czy archiwizacja . Panuje pogląd, że taki podział ról w księgowości przyspiesza procesy ewidencyjne, ale z całą pewnością wprowadza także machinalne wykonywanie przydzielonych obowiązków, z czasem (m. in. z powodu szybkiej zmiany obowiązujących przepisów) taki system powoduje, że jeden pracownik ma trudności z zastąpieniem drugiego (np. podczas choroby), ponieważ na co dzień zajmuje się tylko wycinkiem spraw księgowych, lub bardziej precyzyjnie – jednym rodzajem czynności.
Narzędzia pracy
Współczesna księgowość jest wysoce zinformatyzowana. Procesy ewidencyjne oparte są na dedykowanym oprogramowaniu. Podobnie rzecz się ma z korespondencją wymienianą z różnego rodzaju urzędami, które co raz bardziej dopasowują swoją infrastrukturę do potrzeb zabieganego petenta. W większości przypadków przesył danych pomiędzy przedsiębiorstwem, a urzędami odbywa się za pośrednictwem poczty mailowej lub przeznaczonych do tego celu platform internetowych.
Księgowy to osoba, która często korzysta lub sama tworzy różnego rodzaju zestawienia, podsumowania, kalkulacje, dlatego ważna jest tu znajomość podstawowych arkuszy kalkulacyjnych, typu Exel, Gnumeric, czy Libre Office Calc.
Najbardziej popularne specjalistyczne programy do obsługi księgowej to Insert, Optima, Raks, Symfonia (w porządku alfabetycznym). Oprogramowanie jest najczęściej wielomodułowe, a więc pozwala na pracę w odrębnych subprogramach z możliwości importu i eksportu do innych modułów. Ponadto nowoczesne programy księgowe są też przystosowane do przesyłania informacji również do zewnętrznymi baz danych (tj. baz bankowych, urzędu skarbowego, ZUS-u, GUS-u, itp.)
Oczywiście na biurku księgowego poczesne miejsce zajmuje kalkulator, atrybut mimo wszystko, nie do zastąpienia.
