Do niedawna praca w kadrach polegała na prowadzeniu teczek osobowych, pilnowaniu urlopów, przygotowywaniu danych do naliczania wynagrodzeń. Dziś zadania pracownika kadr, czy bardziej współcześnie działu HR są szerzej rozbudowane. Kadrowcy podzielili się na HR twardy i miękki. Za co odpowiadają haerowcy we współczesnych firmach?
Dział, który zajmuje się zarządzaniem zasobami ludzkimi (Human Resources) wykonuje wszystkie zadania dotyczące przepływu, adaptacji i rozwoju pracowników w firmie. Ze względu na bardzo szeroki zakres tematyczny tego działu, w naturalny sposób podzielił się on na HR twardy i miękki.
Twardy HR, czyli tradycyjne kadry
HR twardy to grupa osób wyspecjalizowanych w prawie pracy i prawie cywilnym. Najczęściej to oni odpowiadają za te sfery działań przedsiębiorstwa, które kontroluje m.in. Państwowa Inspekcja Pracy. Zatem do ich obowiązków należy m.in.:
- obsługa procesów związanych z zatrudnieniem tzn. przygotowywanie umów o pracę, czy umów cywilnoprawnych, weryfikacja kwalifikacji pracowników, kierowanie pracowników na badania lekarskie oraz szkolenia BHP itp.,
- zapewnienie formalnoprawnych ram dla wszelkich zmian w warunkach zatrudnienia oraz wynagrodzenia personelu,
- dbałość o formalną stronę spraw dotyczących pracowników (sporządzanie stosownej dokumentacji, gromadzenie wniosków pracowniczych, itp.),
- rozliczanie czasu pracy zatrudnionych osób, w tym nadgodzin, urlopów i innego rodzaju nieobecności,
- przygotowywanie danych do naliczenia wynagrodzeń za dany miesiąc.
W niektórych przedsiębiorstwach kadrowcy zajmują się też takimi aspektami wynagrodzeń pracowniczych, które wymagają wiedzy z dziedziny ubezpieczeń społecznych oraz podatków. Praktycznie naliczają wynagrodzenie.
Praca w kadrach, czyli twardym HR jest żmudna i bardzo odpowiedzialna. Buduje fundamenty pod dobre funkcjonowanie personelu w całym zakładzie pracy. Dobry kadrowiec ma wpływ na tworzenie pozytywnego obrazu firmy m.in. dbając o terminowe i prawidłowo naliczone wynagrodzenia pracowników, nadzór nad dokumentacją urlopową, poprawnie rozliczonymi nieobecnościami z tytułu zwolnień lekarskich itp.
Efekt pracy twardego HR najwyraźniej widać podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, gdy weryfikowane są:
- terminowość wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy,
- poprawność naliczania nadgodzin,
- ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy,
- poprawność prowadzenia akt osobowych,
- kontrola badań lekarskich pracowników (badania wstępne, okresowe, kontrolne),
- kontrola szkoleń w zakresie bhp.
Trzeba wspomnieć, że za przewinienia względem praw pracowniczych grożą kary w wysokości od 1 000zł do 30 000zł. Brak takiej grzywny jest w dużej mierze zasługą personelu działu HR.
Miękki HR
Zadaniem tego działu jest dbałość o umiejętny dobór personelu zatrudnionego w firmie oraz takie umiejscowienie osoby zatrudnionej w strukturze zakładu, by jej praca była jak najbardziej wydajna. Miękki HR dba o rozwój pracowników m.in. przez dobór odpowiednich szkoleń, czy kursów, efektywną motywację personelu, usprawnienie wewnętrznej komunikacji i integrację zespołu pracowników.
Te kwestie były przez długie lata zaniedbywane. Teraz przykłada się do nich dużą wagę, a wraz ze zmianą charakteru rynku pracy na rynek pracownika, rola miękkiego HR w firmach będzie wzrastała.
Pracownik we współczesnym zakładzie pracy jest traktowany jako kapitał. Firmy dużo inwestują we wzrost kwalifikacji personelu, dlatego utrata wydajnej i dobrze wyszkolonej jest dotkliwą stratą dla przedsiębiorstwa. Jak wygląda praca haerowca „w miękkim wydaniu”?
Rekrutacja to pierwszy etap, na którym kandydat do pracy w wybranym zakładzie spotyka się ze specjalistą ds. personalnych. To on prawdopodobnie opracowywał profil idealnego kandydata i to on zweryfikuje kwalifikację tych, którzy ubiegają się o stanowisko z ogłoszenia. Bardzo dobrze orientuje się w branży przedsiębiorstwa, a do tego ma podstawy psychologii, jest dobrym obserwatorem i potrafi postawić pytania – klucze. Od rekrutera niczego się nie dowiemy, gdyż jego domeną jest dyskrecja i zachowanie tajemnicy firmy, natomiast z kandydata „wyciągnie” wszystko, co pozwoli ocenić jego przydatność w zakładzie pracy.
Kolejnym zadaniem specjalisty tego działu jest analiza potrzeb pracowników pod względem kursów i szkoleń i zapewnianie im możliwie najszerszego (przydatnego w pracy) rozwoju. Oprócz szkoleń merytorycznych, dotyczących podnoszenia kwalifikacji potrzebnych na danym stanowisku, organizuje się również kursy (treningi) mające pomóc w sprawnej komunikacji wewnątrz zakładu. Przygotowywanie zestawu szkoleń dla danego pracownika powinno też uwzględniać zarówno bieżące potrzeby, jak i wiedzę i umiejętności, które będą wykorzystywane w późniejszych etapach rozwoju danej osoby.
HR zajmuje się także pomiarem efektów własnej pracy, tj. postępów w rozwoju poszczególnych pracowników. Do tego celu służą różnego rodzaju ankiety, okresowe oceny pracowników, rozmowy z personelem. Zebrane dane poddawane są analizie i stanowią bazę do kolejnych działań w obszarze podnoszenia kwalifikacji załogi.
Dobrze działający zespół HR potrafi zarządzać karierą poszczególnych pracowników. To zadanie wieloaspektowe. Dawanie możliwości rozwoju pracowników to udostępnianie metod takich jak: coaching, czyli indywidualna praca z daną osobą na określonym poziomie rozwoju, mentoring, czyli opieka długofalowa w różnych fazach kariery, szkolenia. Jednocześnie planując awans określonej osoby należy zadbać o dobrze przygotowanego następcę. Sukcesja wiąże się z przeszkoleniem i wdrożeniem w problematykę osoby, która przejmuje obowiązki.
Dział kadr miękkich dobiera także efektywne systemy motywacyjne. Za podstawowy element motywujący przyjęło się uznawać premiowanie finansowe pracowników. Jednak, jak wskazują badania, nie każdy pracownik jest zmotywowany do pracy otrzymując premię, czy nagrodę pieniężną.
Większość personelu nie jest odpowiednio zdopingowania do pracy jeśli nie widzi sensu swojego działania, dlatego firmy organizują różnego rodzaju sesje wyjazdowe, udział w targach, spotkania w zespołach pracowniczych, itp. Tego rodzaju wydarzenia są okazją do pokazania pracownikom przydatności ich pracy, czy rangi firmy na rynku. Budowanie zespołów ludzkich i stwarzanie możliwości do współdziałania, wspólnego szukania rozwiązań i pośrednio wpływu na rozwój firmy w wielu przypadkach przynosi lepszy efekt niż premia, czy tradycyjna paczka na święta.
Pracodawca ma także możliwości, by indywidualnie docenić pracownika. Do częstych praktyk należy tu motywowanie przez udział w szczególnie cenionych szkoleniach, pakiety usług zdrowotnych, sportowych, itp., przydział firmowego samochodu, czy laptopa itd.,
Dział HR jest buforem pomiędzy pracownikami, a pracodawcą. Kadrowcy mają swoje metody na badanie poziomu zadowolenia personelu i są tą komórką, która wyszukuje źródła ewentualnych konfliktów i zapobiega ich narastaniu.
Do zadań HR należy też sfera związana z procesem zwalniania pracowników, obecnie chętnie nazywana outplacementem. Do zwolnienia zarówno indywidualnego, jak i grupowego firma musi być przygotowana. To sytuacja przez wielu uznawana za kryzysową. Budzi wiele obaw i innych negatywnych emocji. Lęki kumulują się zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Ten pierwszy zazwyczaj nie ma wielkiego doświadczenia w poruszaniu się na rynku pracy, nie ma też pewności kiedy i jaką pracę będzie w stanie zdobyć. Pracodawca obawia się niezadowolenia ze strony pozostałej załogi, spraw sądowych oraz utraty wiarygodności na zewnątrz. Zadaniem kadr jest często wytypowanie osób, które kwalifikują się do zwolnienia oraz przygotowanie ich na zmianę. Od tego w jaki sposób kadry oraz zarządzający przeprowadzą te działania zależy jak zakład będzie postrzegany przez pracowników i otoczenie.
Charakter pracy w dziale kadr
Z pewnością jest to praca odpowiednia dla osób ceniących stabilizację i poukładany styl życia. Praca biurowa, w unormowanych godzinach, zazwyczaj od 8 do 16, przewidywalność następnego dnia. Jest to zajęcie dość monotonne. Najczęściej oparte o współpracę z programem komputerowym, czy pracę z komputerem w ogóle.
Kadrowiec znajdzie zatrudnienie praktycznie w każdej firmie, bez względu na to, czy jest specjalistą w twardym, czy miękkim HR, może też z powodzeniem prowadzić własną firmę świadczącą różne usługi spokrewnione z HR lub wywodzące się z tej branży.
