Dział kadr i płac obecnie jest podzielony ze względu na zakres zadań, które wypełnia na kadry w tradycyjnym znaczeniu oraz tzw. miękki HR. Te dwie grupy specjalistów różnią się od siebie zarówno przygotowaniem zawodowym, jak i predyspozycjami osobowościowymi.
Kwalifikacje pracownika twardego HR
Praca w dziale twardego HR wymaga znajomości prawa pracy i prawa cywilnego. Konieczna jest wiedza z obszaru finansów z uwzględnieniem rozliczania wynagrodzeń. Ponieważ w dużej części praca w kadrach opiera się na pracy z komputerem, istotna jest znajomość oprogramowania dedykowanego działom kadr i płac.
Do codziennych zadań pracowników kadr należy przygotowywanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych, prowadzenie akt osobowych, prowadzenie dokumentacji i rozliczeń czasu pracy pracowników, przygotowywanie danych do naliczania wynagrodzeń.
Do pracy w tym dziale przygotowują profilowane szkoły średnie, studia o kierunkach ekonomicznych, np. finanse i rachunkowość, oraz studia podyplomowe o kierunku kadry i płace.
Bardzo cenne w zawodzie kadrowca jest doświadczenie oraz bieżące podnoszenie kwalifikacji przez udział w kursach, szkolenia, seminariach. Do tej pory najczęściej zmieniały się przepisy dotyczące opodatkowania, rzadziej ubezpieczeń społecznych, jednak obecnie coraz częściej mówi się o konieczności aktualizacji przepisów z zakresu prawa pracy. Już teraz wprowadza się kolejne zmiany w prawie mające na celu ograniczenie liczby zawieranych umów śmieciowych, wprowadzenie udogodnień dla młodych rodziców itd., prawdopodobnie to nie ostatnie zmiany w tym zakresie.
Osoba, która chce pracować w dziale kadr tzw. twardego HR powinna być osobą skrupulatną, odpowiedzialną i skoncentrowaną na zadaniach, które wykonuje. Trzeba pamiętać, że to ten dział odpowiada za wynagrodzenia należne pracownikom, ich prawidłową wysokość oraz terminowość naliczania płac. Prowadzenie akt osobowych to równie odpowiedzialne zadanie. Dokumentu pracownicze są przechowywane przez okres 50 lat, są niezbędne w procesie ustalania uprawnień emerytalnych oraz ustalania wysokości świadczeń z tytułu emerytury, czy renty. Dokumentacja pracownicza bywa przedmiotem kontroli takich urzędów jak ZUS, urząd skarbowy, czy Państwowa Inspekcja Pracy. Prawidłowa dokumentacja kadrowa jest niezwykle ważna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Kwalifikacje specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi
Pracownik miękkiego HR powinien posiadać nieco inną wiedzę i umiejętności niż jego kolega rozliczający wynagrodzenia i dbający o formalnoprawną stronę przebiegu zatrudnienia personelu. W miękkim HR istotna jest wiedza z zakresu nauk społecznych, m.in. psychologii lub socjologii. Często podkreśla się też znaczenie dobrej orientacji w branży zakładu, w której tzw. miękki kadrowiec jest zatrudniony. Haerowcy muszą prawidłowo oceniać przydatność zatrudnianych osób do pracy na danym stanowisku, dbają też o ich jak najpełniejszy rozwój, opracowują ścieżki szkoleń, są pośrednikiem pomiędzy pracodawcą, a pracownikami.
Do podstawowych zadań specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi należą:
- organizacja procesu rekrutacji,
- dokonywanie ocen pracowników i mierzenie postępów w rozwoju kariery,
- przygotowywanie ścieżki szkoleniowej dla grup pracowników i szkoleń indywidualnych,
- dobór efektywnego systemu motywacyjnego,
- uczestnictwo w dialogu pracodawca – pracownicy,
- wyszukiwanie źródeł konfliktów i ich eliminowanie,
- organizacja procesu zwalniania pracowników.
Aby dobrze przygotować się do roli haerowca najlepiej ukończyć studia o kierunku psychologia lub socjologia. Obecnie uczelnie proponują specjalność zarządzanie personelem. To idealna ścieżka edukacji kandydata do pracy w HR.
Jeśli wykształcenie nie jest specjalnie ukierunkowane na pracę w kadrach, można postawić na doświadczenie. Te zaś nietrudno zdobyć, np. przez staż w działach kadr lub w pośrednictwie pracy. W biurach pośrednictwa pracy można dobrze przygotować się do procesu przeprowadzania rekrutacji, czyli przygotowywania ofert pracy, selekcji dokumentów przesyłanych przez kandydatów na stanowiska proponowane w ogłoszeniach, kompletowania dokumentacji związanej z rekrutacją.
Znawcy tematu podkreślają, że bardziej od wykształcenia u osób zatrudnianych w tym dziale liczą się cechy osobowościowe. Do najważniejszych cech haerowca należą komunikatywność, empatia i asertywność. Nie mniej ważna w tej pracy jest dyskrecja, charyzma, konsekwencja, wnikliwość, zdolność perspektywicznego myślenia i dobra organizacja pracy.
Zwłaszcza duże koncerny zagraniczne, ale także mniejsze firmy o zasięgu międzynarodowym, decydują się na zatrudnienie specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi, którzy znają języki obce. Ta umiejętność przydaje się na każdym kroku, począwszy od rekrutacji, gdzie trzeba zweryfikować stopień znajomości języka obcego u kandydatów, skończywszy na komunikacji z obcojęzycznymi pracownikami firmy, czy też z zarządem.
Niezbędna jest orientacja w branży i specyfice zakładu pracy, w którym haerowiec jest zatrudniony. To niezwykle ważne np. w procesie rekrutacji, gdy pytający musi wykazać się co najmniej taką samą wiedzą na tematy związane z pracą, jak osoba pytana. Znajomość procedur i procesów charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa jest również konieczna, by do nich dostosować rozwiązania z obszaru zarządzania personelem.
Pracownik działu HR powinien dobrze negocjować i być zdecydowanym. Trzeba pamiętać, że do zadań haerowca nie należą tylko przyjemne kwestie związane z zatrudnianiem i zarządzaniem karierą pracowników. To także uczestnictwo w trudnych negocjacjach pomiędzy pracodawcą, a załogą oraz działania związane ze zwalnianiem pracowników.
Coraz częściej pracownicy działu HR uczestniczą w podejmowaniu ważnych dla przedsiębiorstwa decyzji. Od nich oczekuje się informacji na temat stopnia zadowolenia załogi z obecnych warunków pracy, stopnia wyszkolenia i przygotowania do zmian, oraz ogólnych danych dotyczących zatrudnienia w firmie. W tym przypadku istotna jest umiejętność prowadzenia dialogu z zarządem. Komunikaty przekazywane zarządzającym powinny być formułowane jasno, konkretnie i zrozumiale. Od nich bowiem zależy często wybór strategii na kolejne lata.
Funkcje i zadania działu HR miękkiego nieustannie ulegają zmianom. Ważne, aby nieustannie podnosić swoje kwalifikacje, szkolić się. Podobnie jak pozostałe zatrudnione osoby, haerowiec również poddawany jest ocenom. O efektywności jego pracy świadczy poziom wydajności załogi, zadowolenie wśród pracowników i wzrost kwalifikacji personelu. Jeśli pracownik HR nie jest dobrze przygotowany do pracy w swoim zawodzie pierwsze błędy wyjdą już w procesie rekrutowania nowych pracowników. Niebezpieczne może być też niedostrzeganie lub lekceważenie punktów zapalnych, źródeł konfliktów, wzrostu niezadowolenia. Niedostateczne przykładanie się do swoich obowiązków będzie też widoczne w źle dopasowanym do potrzeb pracowników systemie szkoleń, czy mało efektywnej motywacji. Te wszystkie działania przekładają się na stabilność firmy i wysokość jej zysków.
