Księgowy to jeden z tych zawodów, w których najchętniej korzysta się z opcji samozatrudnienia. Nawet będąc zatrudnionym na etacie, księgowy może świadczyć usługi na własny rachunek. Oczywiście działalność „po godzinach” to co innego niż prowadzenie własnego biura rachunkowego pełną parą, ale czasem od czegoś trzeba zacząć. Są osoby, które wolą rozwijać samodzielną działalność etapami, nie rzucając się od razu na głęboką wodę. Jednak największe dochody i pełną swobodę działania mamy szansę uzyskać tylko wtedy, gdy zdecydujemy się w 100% poświęcić swój czas i energię na rozwój własnego biznesu.
Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje:
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczowego stanu aktywów i pasywów,
- wycenę aktywów i pasywów
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Biuro jest uprawnione do prowadzenia, w imieniu i na rzecz klientów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielania pomocy w tym zakresie. Prowadząc biuro rachunkowe, księgowy może sporządzać w imieniu swoich klientów zeznania i deklaracje podatkowe oraz udzielać im pomocy w tym zakresie.
Kto może prowadzić biuro rachunkowe
Najważniejsza kwestia to fakt, że od 10 sierpnia 2014r., aby zacząć usługowo prowadzić księgi rachunkowe, nie jest już wymagany certyfikat księgowy wydawany przez Ministerstwo Finansów. Zatem biuro rachunkowe może prowadzić każdy, kto:
- posiada pełną zdolność do czynności prawnych,
- nie jest karany za określony katalog przestępstw, czyli za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Jeżeli zamierzasz świadczyć usługi wyłącznie w zakresie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów lub pomagać w sporządzaniu zeznań i deklaracji podatkowych, a nie jesteś biegłym rewidentem lub doradcą podatkowym, wówczas nie musisz posiadać ubezpieczenia OC. Zgodnie z obowiązującym przepisami wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro.
Przed kim odpowiada biuro rachunkowe?
Wbrew utartym poglądom, że zlecając prowadzenie rachunkowości biuru rachunkowemu, przerzucamy odpowiedzialność za prawidłowość sporządzanej dokumentacji na usługodawcę, sytuacja nie wygląda aż tak optymistycznie. Trzeba pamiętać, że za błędy w rachunkowości, deklaracjach i zeznaniach, zawsze odpowiada podatnik, czy też płatnik składek ZUS. Biuro rachunkowe może tylko zadość uczynić szkodzie, przez wypłacenie odszkodowania.
Wybrać klientelę
Biura rachunkowe specjalizują się w obsłudze określonego rodzaju klientów. Osoby, które nie czują się na siłach, by prowadzić księgi dużych i skomplikowanych organizacyjnie przedsiębiorstw, kierują swoją ofertę do przedsiębiorstw mikro, małych i co najwyżej średnich. Chętnie też świadczą usługi dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, np. w zakresie pomocy przy sporządzaniu rocznego zeznania podatkowego.
Biura, które dysponują zarówno możliwością wsparcia ekspertów, jak i odpowiedniej ilości kadrą oraz nowoczesną infrastrukturą, będą raczej dedykowały swoje usługi dużym firmom, które ze względu na dużą ilość przeprowadzanych operacji gospodarczych oraz zróżnicowaną i problematykę i niekiedy wysoki stopień procesów gospodarczych, są skłonne zapłacić dużo wyższą stawkę za obsługę księgową, aniżeli mniejsze podmioty.
Lokal
W prowadzeniu działalności finansowej tego typu potrzeby lokalowe są ustalane właściwie na dwóch przeciwległych biegunach. Z jednej strony mamy drobne firmy księgowe, często mieszczące się w mieszkaniach właścicieli, czasem w lokalach wynajętych, lecz nie dużych, położonych na obrzeżach miejscowości. Z drugiej zaś, możemy spotkać biura o pokaźnym metrażu, ulokowane w centrum miast, na reprezentacyjnych ulicach. Biura te nie szczędzą środków, aby odpowiednio wyposażyć lokal. Odpowiednio, wcale nie oznacza przepychu, a raczej dużą ilość regałów i szaf, wysokiej jakości sprzęt komputerowy i najnowocześniejsze oprogramowanie księgowe, zoptymalizowane pod kątem współpracy z różnego typu klientami i urzędami, umożliwiające szybkie opracowywanie dokumentacji, dające możliwość zaoferowania dodatkowych produktów – usług obsługiwanym firmom (np. raporty, zestawienia sporządzane wg indywidualnych potrzeb klientów). Bardzo ważną sprawą jest zapewnienie możliwości niezawodnego przesyłu internetowego. Obecnie nie tylko korespondencja wymieniana pomiędzy biurem a urzędami przesyłana jest elektronicznie, również klienci przesyłają swoje dokumenty oraz odbierają potrzebne opracowania przez internet.
Jeśli nie jest to działalność jednoosobowa, zdecydowanie największą część kosztów będą stanowiły koszty wynagrodzenia dla pracowników. Trzeba pamiętać, że zarobki w sektorze finansowych nie należą do najniższych, a dochodzą jeszcze obciążenia publicznoprawne. Z pewnością sporą część miesięcznego budżetu pochłoną artykuły biurowe i materiały eksploatacyjne (np. toner do drukarek). Oprócz kosztów utrzymania lokalu, w działalności, której podstawą jest praca na oprogramowaniu ważną pozycją będą opłaty licencyjne. Przyda się też odpowiedni marketing i reklama. Obecnie kładzie się duży nacisk na reklamę w internecie. Opłacić więc trzeba domenę, hosting, aktualizacje systemu, aktualizacje stron, itp. Do tego dochodzą inne działania marketingowe. Duże biura rachunkowe na reklamę wydają nawet 20% swoich przychodów.
Obecnie rynek usług księgowych jest dość mocno nasycony. Oznacza to, że trzeba poświęcić dużo energii i czasu na zdobycie klienteli. Najlepszą drogą pozyskiwania klientów jest polecenie. Jest to dość oczywiste. Od księgowego oczekuje się pełnej współpracy, dyskrecji, a przede wszystkim uczciwości wobec zleceniodawcy. Jak wykazują badania, najbardziej ufamy tym produktom, usługom, firmom, które zostały nam polecone przez znajomą osobę. Inną formą zdobywania klientów jest ukierunkowana reklama, dobrze przemyślany marketing. Jednak żadne z tych działań w tym sektorze usług nie przynosi efektów w krótkim czasie. Dlatego należy nastawić się na długofalowe działania, uzbroić w cierpliwość i systematycznie, konsekwentnie pracować na zaufanie klientów.
