Zapewne wiele osób podczas wykonywania codziennych obowiązków służbowych ma poczucie, że pomimo ciągłej pracy na zwiększonych obrotach, zadań nie ubywa . Problemem wcale nie musi być zbyt wiele obowiązków. Często chodzi bowiem o tak zwaną efektywność osobistą lub zarządzanie sobą, dzięki którym można pracować wydajnie i skutecznie. Z drugiej strony w działaniu często pojawiają się cechy i nawyki, które zmniejszają efektywność osobistą, a rezultaty realizacji zadań są gorsza, pomimo dużych nakładów pracy. Poniżej prezentujemy 5 nawyków, które pomogą Ci podnieść efektywność osobistą, pracować skuteczniej, bez większych nakładów czasu i pracy.
- Wyznaczanie i realizacja celów – podstawa efektywności osobistej
Pierwszym krokiem do podniesienia efektywności osobistej jest nauczenie się wyznaczania i realizacji celów. Te, można podzielić na różne kategorie. Cele długookresowe, których realizacja może zająć nawet kilka miesięcy, wymagają odpowiedniego zaplanowania kroków i działań po drodze. Cele krótkoterminowe można tworzyć sobie na bieżąco, czasem nawet z dnia na dzień, aby wiedzieć, jakie zadania wykonać w ciągu dnia pracy, aby uznać, że był produktywny. Czasem wystarczy wesprzeć się zwykłym kalendarzem, w którym wpisuje się zadania i skreśla je, gdy zostaną zakończone. Przy wyznaczaniu i realizacji celów trzeba pamiętać, aby były one realne i możliwe do zrealizowania. „Odhaczanie” zrealizowanych celów daje poczucie efektywnej i skutecznej pracy.
- Zarządzanie zadaniami a efektywność osobista
Kolejnym nawykiem, który warto sobie wyrobić, jest odpowiednie zarządzanie zadaniami i celami. Chodzi o to, aby nadać im odpowiednie priorytety i przewidzieć, ile realnie czasu potrzeba na ich wykonanie. W pierwszej kolejności należy zająć się zadaniami najpilniejszymi i najważniejszymi. Dopiero po ich realizacji należy przejść do tych, które mają późniejszy termin wykonania lub nie są kluczowe z biznesowego punktu widzenia. Takie zarządzanie zadaniami pozwala uniknąć sytuacji, w której na ostatnią chwilę trzeba uporać się z zadaniami, które bezwzględnie nie mogą czekać. Efektywność osobista w tym zakresie wymaga też pewnego rodzaju elastyczności i świadomości tego, kiedy należy oderwać się od zadania, które może poczekać, aby zająć się tym, które czekać nie może.
- Zarządzanie czasem i planowanie zadań
Gdy wyznaczy się cele, a zadania pogrupuje się pod względem priorytetu wykonania, niezbędne jest również oszacowanie czasu, który przeznaczy się na pracę. Wielu osób ma poczucie, że pracodawcy oczekują, aby zadania były wykonywane jak najszybciej. Rzadko jest to prawda, bo w wielu przypadkach o wiele ważniejsza jest jakość pracy, a nie jej tempo. Z drugiej strony, należy umieć wyważyć jakość i czas – trzeba umieć powiedzieć sobie, że więcej czasu na wykonanie danego zadania nie potrzeba i trzymać się tego, aby nie popadać w perfekcjonizm. W kontekście zarządzania czasem i efektywnością osobistą bardzo ważne jest również umiejętne korzystanie z przerw. Kilka minut oderwania się od pracy może zdecydowanie poprawić efektywność, ale jeśli przerwa przeciąga się, a powrót do pracy odkładany jest o kolejne minuty, trudno mówić o dobrym zarządzaniu czasem.
- Asertywność
Oprócz działań i nawyków, które warto w sobie wyrobić, aby podnieść efektywność osobistą, niezmiernie istotne jest również odpowiednie nastawienie. Cechą, która pozwala pracować skuteczniej i lepiej zarządzać zadaniami oraz czasem jest z całą pewnością asertywność. Tę należy rozumieć w szerokim znaczeniu. Przede wszystkim chodzi o zgodę na przyjmowanie kolejnych zadań – często jest tak, że pracownik nie ma odwagi powiedzieć przełożonemu, że nie będzie w stanie wykonać większej liczby zadań bez utraty jakości lub z ryzykiem spóźnienia. Asertywność pozwala nie tylko odmówić przyjęcia kolejnych zadań, ale również przekonać argumentami do swoich racji. Taką postawą można znacznie podnieść efektywność osobistą, ale również zbudować wizerunek osoby odpowiedzialnej i sumiennej. Warunek jest jeden – zadania, które faktycznie się wykonuje, muszą być realizowane na bardzo wysokim poziomie.
- Konsekwencja
Konsekwencja jest wymieniona na końcu tego zestawienia, ale wcale nie oznacza to, że jest najmniej istotna. Wręcz przeciwnie – można powiedzieć, że jest wspólnym mianownikiem dla wszystkich powyższych cech, nawyków i działań. To konsekwencja pozwala najpierw wyznaczać, a później sumiennie realizować swoje cele. Dzięki konsekwentnej pracy nad najpilniejszymi zadaniami, na koniec miesiąca można być pewnym, że zdąży się ze wszystkimi na czas, a być może zostanie jeszcze chwila na dopracowanie planów na dalsze miesiące i tak zwane myślenie strategiczne. Dzięki konsekwencji można trzymać w ryzach czas, który przewiduje się na wykonanie zadania – nie przyspieszać go, ale również nie przeciągać w nieskończoność. Konsekwencja, a w pewnych wypadkach nawet pewien schemat działania to podstawy efektywności osobistej, dzięki której można osiągać lepsze wyniki i skuteczność przy niekoniecznie większych nakładach pracy.
Efektywność osobista – ciągłe doskonalenie
Powyższe wskazówki można uznać za początek drogi do skutecznej pracy i efektywności osobistej na wysokim poziomie. Tak naprawdę jest to proces, który wymaga ciągłego działania i udoskonalania. Jeśli jesteś zainteresowany głębszym poznaniem technik i metod na osiągnięcie wyższej efektywności osobistej, z pewnością zainteresuje Cię szkolenie z tego zakresu. Z omówieniem szczegółów kursu można zapoznać się pod tym linkiem: https://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/zarzadzanie-zadaniami-w-czasie,218/. Oprócz wskazówek i porad są tam prezentowane również praktyczne aspekty podnoszenia efektywności osobistej, które niemal od razu można wprowadzić do swojej codziennej rutyny. Nie można również zapomnieć o narzędziach, które mogą wesprzeć w codziennej, skutecznej pracy.
Artykuł sponsorowany.
