Wraz z początkiem października 2018 zmianie uległa forma wysyłania sprawozdań finansowych. Od tego momentu podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jak również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani są do wysyłania wspomnianych raportów w formie elektronicznej. Dodatkowo e-sprawozdanie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub też potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.
Format i struktura e-sprawozdań
Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247) plikami spełniającymi wymów postaci elektronicznej dla e-sprawozdań finansowych są: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, tif, gif.
Wybór formatu oraz struktury pliku uzależniony jest od tego czy jednostka:
- widnieje w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
- jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe i ciąży na niej obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego,
- sporządza sprawozdania finansowe według MSR.
Gdzie wysłać e-sprawozdanie?
- Podmioty widniejące w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przesyłają e-sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani są do wysyłania sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania za pośrednictwem interfejsu API albo udostępnionej aplikacji E-sprawozdania Finansowe.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązani są do przesłania e-sprawozdania do właściwego urzędu skarbowego na elektroniczną skrzynkę podawczą lub dostarczenia na nośniku danych.
Podopisywanie e-sprawozdań
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub też podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Decydując się na opatrzenie e-sprawozdania podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP należy mieć na uwadze, iż takowy umożliwia podpisanie wyłącznie plików w formacie XML.
Osoby zobligowany do złożenia podpisu na e-sprawozdaniu
Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, e-sprawozdanie może zostać podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki. W przypadku jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy e-sprawozdanie musi zostać podpisane przez wszystkich członków nadmienionego organu.
Program do e-sprawozdań
Ministerstwo Finansów udostępnia aplikację do przesyłania e-sprawozdań finansowych, jednak z takowej skorzystać mogą jedynie osoby fizyczne będące podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych. Podmioty niezaliczające się do wspomnianej grupy zobligowane są do samodzielnego znalezienia narzędzia dostosowanego do ich potrzeb. Z pomocą przychodzi program eSprawozdania Finansowe firmy Hogart, który pozwala na zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w formacie (XML) z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. To tylko wybrane z funkcji opisywanego narzędzia. Po więcej informacji na temat programu zapraszamy na: eSprawozdania Finansowe.
