W postępowaniach o wartości równej progom unijnym lub większej od nich, wszczętych, począwszy od 18 października 2018 r., obowiązuje przekazywanie dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Stosownie do art. 10a ust. 1 ustawy Pzp, który zaczyna obowiązywać w ww. postępowaniach, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, a w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, w tym jednolitych europejskich dokumentów zamówienia, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
W związku ze zmianą w definicji tych środków wprowadzoną ustawą z 20 lipca 2018 r. zmieniającą ustawę Pzp oraz ustawę o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw nie jest możliwe korzystanie z faksu jako środka komunikacji elektronicznej.
Powyższe oznacza, że dokumenty w wymienionych postępowaniach są składane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego np. w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Muszą one mieć zatem formę elektroniczną. Dotyczy to m.in. dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, tj. potwierdzających:
- spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
- brak podstaw do wykluczenia czy
- że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego.
Na mocy rozporządzenia w sprawie dokumentów mogą być one złożone w oryginale (tj. dokument elektroniczny) lub kopii potwierdzonej elektronicznie za zgodność z oryginałem (np. skanu dokumentu sporządzonego w oryginale w formie papierowej).
W przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu podpisanie jej przez wykonawcę albo odpowiednio podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, bądź przez podwykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.
Co istotne, w przypadku przekazywania przez wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku.
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 17, art. 10a ust. 1, art. 25 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.),
- art. 1 pkt 1 i art. 5 ustawy z 20 lipca 2018 r. zmieniającej ustawę Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1603),
- § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 1320).
Andrzela Gawrońska-Baran – radca prawny, doktor nauk prawnych, była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, ekspert Portalu Zamówienia Publiczne www.portalzp.pl
