Zarządzanie czasem pracy. Dobra organizacja kluczem do sukcesu

0
286

Kiedy każdego dnia zmagamy się z wieloma zadaniami i brak nam przy tym odpowiedniej organizacji, marnujemy mnóstwo czasu. Zamiast wykonać wszystkie obowiązki, jesteśmy zmuszeni kilka z nich przełożyć na następny dzień. W gruncie rzeczy okazuje się, że nie jest to nasza wina, lecz braku właściwego zorganizowania czasu. W jaki sposób zatem stworzyć odpowiedni plan i realizować się każdego dnia?

Hierarchia naszych spraw

Każdego ranka warto sporządzić listę zadań, które koniecznie musimy załatwić danego dnia. Ustalmy, które z nich są najważniejsze, ich ilość ograniczmy zaledwie do kilku i niech to się stanie naszym priorytetem w danym dniu.

Musimy wiedzieć, co jest dla nas najważniejsze i postępować według konkretnych zasad. Nie możemy odsuwać od siebie spraw, które są pilne, ponieważ będziemy i tak przez cały czas o nich myśleć i zadręczać się. Dopiero gdy je wykonamy, możemy ze spokojem zająć się  innymi sprawami. Często bywa tak, że załatwiając w pierwszej kolejności to, co najważniejsze, zyskujemy tyle czasu, że jesteśmy w stanie załatwić także wiele mniej istotnych spraw, co zwiększa naszą produktywność.

Nie traćmy także czasu na wykonywaniu pewnych spraw zbyt dokładnie, oczywiście w zależności od wagi problemu. Zazwyczaj jednak okazuje się, że problem wymaga od nas prostego rozwiązania, a my kombinujemy niestworzone rzeczy.

Nie odkładajmy ważnych rzeczy na później

Gdy nie ustalimy naszych codziennych priorytetów i zabieramy się za wykonywanie naszych zadań od drugiej strony, często nie starcza nam czasu i odkładamy je na następny dzień. Jest to duży błąd zwłaszcza wtedy, gdy jest to jedna z ważniejszych spraw do załatwienia. Jeśli więc musimy wykonać ważny telefon lub odpisać na maila – zróbmy to od razu.

Taka organizacja powinna dotyczyć nie tylko spraw zawodowych, ale również prywatnych, a także obowiązków domowych – jeśli mamy coś do zrobienia, zróbmy to od razu – w taki sposób będzie nam się łatwiej zdyscyplinować i wprowadzić ład i harmonię w naszym życiu.

Nie rozpraszajmy się

Nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, iż wiele elementów może nas rozpraszać. Jest to dla nas normalne, że przez cały czas korzystamy z komputera oraz telefonów, załatwiając wszelkie sprawy. Spróbujmy zatem odciąć się od elektroniki – wyłączmy telefon i komputer, zrelaksujmy się i wtedy zacznijmy rozwiązywać problemy. Szybko okaże się, że urządzenia rozpraszają nas i skupiają naszą uwagę na czymś zupełnie nieistotnym, a w taki sposób możemy wykonać pewne czynności o wiele szybciej i łatwiej.

Nie róbmy wielu rzeczy jednocześnie

Wykonując kilka zadań w tym samym czasie, tak naprawdę tracimy tylko czas. Ciężko nam skupić się wyłącznie na jednej rzeczy, a w efekcie każda sprawa zostanie wykonana niedokładnie lub w ogóle jej nie dokończymy. Zrezygnujmy więc z takiej metody i wyznaczmy sobie tylko jedno zadanie, które musimy jak najszybciej wykonać. W ten sposób zrealizujemy nasz cel o wiele szybciej i nie włożymy w to tyle wysiłku, ile włożylibyśmy w przypadku robienia kilku rzeczy jednocześnie.

Rozgraniczmy życie prywatne od życia zawodowego

Każdy z nas posiada życie zawodowe, oprócz życia prywatnego, w pracy spędzamy przecież niemal połowę swojego życia. Nie ma co się dziwić, że sprawy zawodowe często mieszamy z naszym życiem prywatnym. Jednak nie zawsze warto przenosić pracownicze stresy i problemy na życie rodzinne, ponieważ zarówno nasi bliscy, jak i my mogą na tym poważnie ucierpieć. W drugą stronę sytuacja ma się tak samo – gdy problemy rodzinne przeniesiemy do pracy, spadnie nasza produktywność, a szef nie będzie zadowolony.

Oto kilka propozycji, które skutecznie pozwolą nam się zrelaksować i skoncentrować na tym, co dla nas najważniejsze:

  • Na pewno dobrym rozwiązaniem jest aktywność fizyczna. Poświęcając czas na dbanie o swoją sylwetkę, koncentrujemy się na swojej osobie i swoim ciele, jest to też dobry sposób na przemyślenie wielu ważnych spraw i skupieniu się na tym, co jest dla nas najważniejsze.
  • Jedną z przyjemniejszych czynności jest relaksująca kąpiel – napełnijmy wannę wodą, pianą, zapalmy świeczki i puśćmy relaksującą muzykę. W ten sposób przeniesiemy się w zupełnie inny świat, który znajduje się z pewnością z dala od negatywnych myśli. W ten sposób uspokoimy swoje myśli i z łatwością wyznaczymy sobie ważne cele.
  • Spędźmy ten czas ze współmałżonkiem i dziećmi – możemy wybrać się na spacer, do kina, na rower. Najważniejsze, by być razem, w ten sposób umacniamy swoje więzi, jest to też doskonała okazja do rozmów i poruszania wielu tematów, z którymi na co dzień ciężko nam się zmierzyć.

Kontrolujmy swój czas

Wielokrotnie zdarza się, że zbyt wiele czasu poświęcamy na czynności, które tego nie wymagają. Wiąże się to z naszym lenistwem czy sprzętami, które skutecznie nas rozpraszają, czyli telewizor, komputer oraz telefon komórkowy.

Tracimy wtedy cenny czas, który moglibyśmy wykorzystać o wiele bardziej produktywnie. Stawiajmy więc sobie limity czasowe na wykonanie danych czynności, na przykład: w ciągu godziny odpiszę na wszystkie maile, dzisiaj do godziny 15:00 wykonam wszystkie najważniejsze obowiązki domowe.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ