Zarządzanie projektami to dość ekstremalne zadania. Nikt nie będzie w stanie tego dobrze zrozumieć, dopóki samodzielnie nie zajmie się realizacją chociażby jednego większego konceptu. Niestety, w czasie pracy nad projektem zazwyczaj nie ma możliwości uczenia się tej kompetencji, a tak naprawdę czas na realne zdobywanie wiedzy i umiejętności pojawia się dopiero pomiędzy projektami, kiedy można na spokojnie przeanalizować wszystko, co poszło dobrze i co poszło źle. Dlatego tak ważne jest, by zawczasu szlifować swoje umiejętności z zarządzania projektami na odpowiednich kursach.
Zrozumieć ścieżkę krytyczną
W czasie realizacji projektu może się wydawać, że istnieje bardzo wiele zadań, które można robić równocześnie, na przemian, z każdego po trochu lub nawet nadrabiać na jednym polu to, co się straciło na innym. To oczywiście prawda, ponieważ większość projektów można, a nawet należy dzielić na mniejsze części, które potem realizuje się w podejściu czysto zadaniowym. W tym zgiełku czynności i celów operacyjnych można oczywiście poruszać się w sposób w dużej mierze dowolny, ale jedną z najważniejszych umiejętności, jakie zdobywa się podczas formalnego szkolenia z zarządzania projektami, jest zdolność do identyfikowania ścieżki krytycznej.
Ścieżka krytyczna to seria zadań, które muszą być wykonywane zazwyczaj jedno po drugim. Ich kluczowym wyróżnikiem jest to, że jeśli takie zadanie zostanie opóźnione, cały projekt będzie miał opóźnienie czasowe. Wyróżnikiem ścieżki krytycznej projektu jest bowiem to, że decyduje ona o minimalnym czasie realizacji całego przedsięwzięcia. Opóźnienia w innych miejscach czasami mogą zostać w jakiś sposób podreperowane przez większy wysiłek na innych polach, a czasami w ich przypadku jest zapas czasu, dzięki któremu można zadanie wykonywać dłużej, bo elementy ścieżki krytycznej cały czas są wykonywane. Zidentyfikowanie zadań ścieżki krytycznej bywa bardzo trudne, chociaż osobom niedoświadczonym wydaje się, że jest to banalne i oczywiste.
Zdrowe podejście do projektu
Zarządzanie projektami często określane jest jako sztuka, a nie konkretna umiejętność. Napisanie aplikacji komputerowej, wykonanie elementu na frezarce czy uprzątnięcie danego terenu to czynności typowo fizyczne. Zaplanowanie jakiejś pracy czy przypisanie zasobów do zadania w pewnym stopniu też, ale na każdym kroku pojawiają się kwestie związane z efektywnością pracy, zmęczeniem pracowników, znużeniem określoną pracą czy wspomnianymi powyżej zagadnieniami ścieżki krytycznej.
W praktyce bardzo często to właśnie elementy bardziej miękkie powodują największe problemy i może się okazać, że projekt został zastopowany przez konflikt, jaki pojawił się w zespole. Kiedy indziej komuś coś po prostu nie wychodzi, nie potrafi znaleźć rozwiązania pomimo najlepszych chęci, a efektem tego jest zdruzgotana motywacja. By temu zapobiec, szef projektu musi być też dobrym motywatorem i psychologiem, a są to kompetencje, jakich może go nauczyć odpowiedni kurs skupiający się na realnym zarządzaniu projektami.
