Jak rozmawiać na rozmowie kwalifikacyjnej?

Rozmowa kwalifikacyjna to jeden z najważniejszych elementów procesu rekrutacji. Stanowi ona spore wyzwanie nie tylko dla kandydata ubiegającego się o określone stanowisko, ale również dla przeprowadzającej ją osoby. Na co zatem zwracać uwagę, by rekrutacja uwieńczona została satysfakcjonującym wynikiem w postaci wyłonienia odpowiedniego kandydata?

Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej to kluczowa sprawa

Rezultat rozmowy kwalifikacyjnej jest zdeterminowany licznymi czynnikami. Wymaga ona solidnego przygotowania, na które składa się kilka elementów.

• Określenie profilu pracownika – trzeba dokładnie wiedzieć, jakich kwalifikacji i cech oczekuje się od kandydata. Dopiero na tej podstawie można stworzyć stosowne ogłoszenie rekrutacyjne.
• Wybór kandydatów na podstawie CV – selekcja prowadzona jest pod kątem wymogów stawianym osobom aplikującym na dane stanowisko. Wszystkie zgłoszenia należy dokładnie przeanalizować i wyłapać niejasne kwestie, by potem móc o nie zapytać.
• Ustalenie terminu – powinien być on do przyjęcia dla obu stron. Niekiedy warto wykazać się elastycznością, ponieważ niejednokrotnie osoba poszukująca nowej pracy nie jest bezrobotna i nie każda data będzie jej pasować. Jeżeli zaś chodzi o czas trwania rozmowy, to zwykle zajmuje ona od 20 do 30 minut, choć gdy w rachubę wchodzi ważne stanowisko, wskazane jest, by trwała dłużej. Z celem mija się umawianie zbyt wielu spotkań na jeden dzień – pięć to maksimum. Rozmowy tego typu są dość wyczerpujące.
• Kolejność przesłuchiwania kandydatów – wbrew pozorom ma znaczenie. Na początku zalecane jest przesłuchać kandydata rokującego największe nadzieje, zyskując w ten sposób punkt odniesienia do pozostałych pretendentów.
• Przygotowanie pomieszczenia – miejsce powinno sprzyjać spokojnej rozmowie, w której nikt nie będzie przeszkadzać.
• Opracowanie struktury rozmowy – rozmowa kwalifikacyjna nie może się odbywać na zasadzie pójścia na żywioł. Poszczególne pytania muszą być zadawane we właściwym porządku i skupione na konkretnych obszarach. Największy nacisk trzeba położyć na takie aspekty jak kwalifikacje i doświadczenie oraz cechy osobowościowe. Oczywiście, warto pozostawić nieco miejsca na spontaniczność – z rozmowy mogą bowiem wyniknąć rozmaite rzeczy, o których lepiej dowiedzieć się czegoś więcej.

Sposób prowadzenia rozmowy na rozmowie kwalifikacyjnej ma znaczenie

Sposób prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej również ma niebagatelne znaczenie w kontekście jej ostatecznego wyniku. W jej trakcie należy zadawać kandydatowi zarówno pytania zamknięte, jak i otwarte, przy czym tych drugich powinno być więcej – wymagają bowiem większej kreatywności oraz pozwalają ocenić pretendenta na dane stanowisko przez pryzmat jego indywidualnych cech. Dobry rekruter nie ma problemów z mieszaniem pytań zamkniętych z otwartymi, przy czym ważne jest, aby niektóre spośród nich odznaczały się badającym charakterem. Dzięki temu można dowiedzieć się, jaki naprawdę kandydat ma stosunek do pracy i jakie jest jego nastawienie. Tę metodę wspomagają słowa zachęcające do rozwijania wypowiedzi – np. „proszę mówić dalej” itp. Można odnieść wrażenie, że są to mało istotne niuanse, ale w rzeczywistości odgrywają kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Dlatego też rekruter powinien być osobą niezwykle uważną, wyczuloną na szczegóły.

Ważne aspekty rozmowy kwalifikacyjnej

Oprócz powyższych kwestii osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną powinna mieć na uwadze także i parę innych kwestii, których bagatelizowanie może pociągnąć za sobą nieprzyjemne konsekwencje w postaci zatrudnienia nieodpowiedniego pracownika. Rzecz jasna nigdy nie się w stu procentach przewidzieć czy wybrany człowiek jest tym właściwym, ale w miarę możliwości zbędne ryzyko da się redukować.

• Wysoka kultura osobista – rekruter przez cały czas musi być uprzejmy. Dla kandydatów rozmowa kwalifikacyjna jest źródłem dużego stresu, a wielu z nich nie ma jeszcze doświadczenia w zakresie tego typu spotkań.
• Decyzje bazujące na merytorycznych przesłankach – rekruter nie powinien rekomendować kogoś tylko dlatego, że wydaje mu się, iż osoba ta sprawdzi się na danym stanowisku lub dlatego, że ma z nią wiele cech wspólnych. Zatrudniając kogoś, trzeba mieć na względzie przede wszystkim fakty.
• Nie kierowanie się stereotypami – wielu rekruterów popełnia niestety ten błąd, że sugeruje się krzywdzącymi uprzedzeniami, co zaburza zdrowy i obiektywny osąd.
• Umiejętność słuchania – za przebieg rozmowy odpowiedzialność ponosi rekruter, ale nie upoważnia go to wcale do tego, by mówić za dużo. Przyjmuje się, że najlepsze proporcje kształtują się tak, by 80 proc. czasu przeznaczonego na rozmowę zajmowały wypowiedzi kandydata. Zadaniem rekrutrera jest uważne wsłuchiwanie się w słowa kandydata i wyciąganie z nich należytych wniosków. W przeciwnym wypadku nie ma takiej opcji, by dobrze wybadać kandydata i dowiedzieć się wszystkiego, co jest niezbędne do podjęcia decyzji.
• Predyspozycje – nie tylko od kandydata wymaga się pewnych cech i umiejętności. To samo dotyczy również rekruterów – tymczasem w praktyce różnie z tym bywa. Efekt jest taki, że rekrutacją zajmują się osoby, które się do tego nie nadają.