Wizyta kontrolerów z urzędu skarbowego, za sprawą mitów jakie panują na jej temat, dla wielu przedsiębiorców stanowi źródło stresu i obaw. Tymczasem rola urzędników wcale nie polega na tym, by na siłę szukać nieprawidłowości w firmie. Kontrola finansowo-księgowa to normalna, przewidziana prawem procedura, do której po prostu trzeba się odpowiednio przygotować. Co warto wiedzieć, by przebiegła bez problemów?
Co do zasady każda kontrola finansowo-księgowa musi być zapowiedziana; po otrzymaniu informacji o jej wszczęciu, przedsiębiorca ma 7 dni na przygotowanie odpowiednich dokumentów księgowych i finansowych. Powyższe przepisy nie mają zastosowania jedynie w dwóch przypadkach – gdy kontrolę przeprowadza urząd celno-skarbowy oraz jeśli zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa bądź wykroczenia.
Poprawa błędów w dokumentach księgowych
Przygotowania do kontroli księgowej i podatkowej należy rozpocząć od przejrzenia deklaracji, jak również upewnienia się co do słuszności wcześniej podjętych decyzji w zakresie przychodów, kosztów itp. Trzeba też sprawdzić między innymi, czy poszczególne dokumenty są czytelne, czy faktury korygujące zawierają podpisy obydwu stron, a także czy listy płac zostały podpisane przez wszystkich pracowników. To wszystko nie zastąpi rzetelnego prowadzenia spraw finansowych na bieżąco, ale pozwoli uniknąć oczywistych błędów i niedopatrzeń. Poza tym, jeśli występują jakiekolwiek zaległości podatkowe, to jest to zdecydowanie najlepszy czas na ich uregulowanie.
Przygotowanie dokumentów do kontroli księgowo-finansowej
Urzędnicy skupiają się przede wszystkim na kontroli dokumentów księgowych i podatkowych, a więc między innymi faktur, rachunków, deklaracji, czy umów. W praktyce jednak, mają prawo zażądać okazania wszystkich dokumentów, które mogą pomóc wyjaśnić sprawę. Ważne, aby zawsze udostępniać im wyłącznie te, o którą proszą. Jeśli badanie dotyczy jednego konkretnego miesiąca, to nie należy przedstawiać dokumentacji z całego roku; jeśli tylko podatku VAT, to koszty ujmowane jedynie w KPiR nie będą potrzebne. Zbędne dokumenty tylko niepotrzebnie wydłużają czas kontroli, a tego wbrew pozorom woli uniknąć również pracownik urzędu.
Przygotowując dokumenty do kontroli, trzeba pamiętać o dołączeniu do nich odpowiednich ewidencji: KPiR, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, czy też ewidencji wyposażenia, środków trwałych lub przebiegu pojazdu prywatnego. Należy przy tym dopilnować, aby dokumenty były ułożone w porządku zgodnym z daną ewidencją, a dowody księgowe – oznaczone w sposób pozwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. Dodatkowo, jeśli firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, urząd skarbowy najprawdopodobniej zażąda przetłumaczenia związanej z tym dokumentacji.
Formalności jest całkiem sporo, ale przedsiębiorca nie musi radzić sobie ze wszystkimi samodzielnie. Obecnie, nawet w przypadku usług księgowości internetowej (np. ING księgowość –https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-pelna/doradcy-ksiegowi-kadry) można zapewnić sobie dostęp do pomocy zespołu specjalistów, którzy zapewniają wsparcie podczas kontroli księgowo-finansowej i w razie potrzeby składają wyjaśnienia do urzędów.
Zabezpieczenie spraw organizacyjnych
Aby kontrola księgowo-finansowa przebiegła sprawnie, należy oczywiście również zadbać o kwestie organizacyjne. Kluczowe jest zapewnienie nie tylko dostępności księgowego, ale i miejsca pracy dla kontrolujących – o ile kontrola będzie przeprowadzana w siedzibie firmy.
W sytuacji, gdy z jakiegoś uzasadnionego powodu przedsiębiorca nie może pojawić się na kontroli, musi wskazać pełnomocnika, który będzie reprezentował firmę w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych. O udzieleniu pełnomocnictwa musi poinformować pisemnie prezydenta miasta lub wójta, a także naczelnika urzędu skarbowego.
Prawa przedsiębiorcy w czasie kontroli
Kontrolerzy z urzędu skarbowego mają szerokie uprawnienia, ale pewne prawa posiada również kontrolowany. Jednym z tych najbardziej podstawowych jest możliwość uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, a także zgłoszenia do urzędu ewentualnych zastrzeżeń wobec sposobu ich prowadzenia. Jeśli kontrolerzy wymagają dokumentacji wykraczającej poza zakres objęty kontrolą, przedsiębiorca może poprosić ich o wskazanie powiązań między żądanymi dokumentami a badanym obszarem; w takim wypadku ma również prawo odmówić ich przedstawienia. Nie bez znaczenia jest też fakt, że kontrola nie może dotyczyć kwestii, które były już przedmiotem badania i wydano w ich sprawie ostateczną decyzję.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Maksymalny czas trwania czynności kontrolnych został uregulowany w przepisach i zależy przede wszystkim od wielkości podmiotu; w przypadku mikroprzedsiębiorców wynosi 12 dni, natomiast małych i średnich firm odpowiednio 18 i 24 dni. Kontrolę księgowo-finansową uznaje się za zakończoną w dniu dostarczenia protokołu kontroli. W dokumencie tym wskazane są błędy wraz z uzasadnieniem i podstawą prawną. Jeśli przedsiębiorca zgadza się z przypisanymi mu przewinieniami, pozostaje mu zastosować się do zaleceń, czyli na przykład dopłacić należną kwotę podatku lub złożyć korektę deklaracji. W razie braku akceptacji protokołu, w terminie 14 dni od jego otrzymania może zgłosić zastrzeżenia do urzędu skarbowego, wraz z odpowiednimi wnioskami dowodowymi.
Artykuł sponsorowany.
