Jak zwiększyć efektywność i zaoszczędzić czas dzięki MS Project?

0
431

Chyba wszyscy zdajemy sobie sprawę, jak istotne jest odpowiednie planowanie. Podczas realizacji różnego rodzaju projektów, czy to biurowych, czy też związanych np. z pracami budowlanymi i wykończeniowymi, od rozsądnego rozplanowania pracy może niejednokrotnie zależeć sukces naszego przedsięwzięcia. Jak jednak stworzyć i modyfikować plan działań, tak, aby zamiast sobie pomóc, nie nabawić się bólu głowy?

Czym jest MS Project?

Idealnym rozwiązaniem dla osób, którym zależy na stworzeniu przejrzystego i intuicyjnego jest MS Project – nowoczesne narzędzie, umożliwiające zarządzanie projektami, finansami, czasem oraz zasobami. Ten łatwy w obsłudze program komputerowy z pewnością usprawni zarządzanie każdym, nawet najbardziej skomplikowanym projektem, niezależnie od jego charakteru. Przy jego pomocy z łatwością stworzymy harmonogramy oraz będziemy na bieżąco kontrolować postępy w naszym projekcie. Przyjrzyjmy się najważniejszym zaletom tego innowacyjnego programu i przybliżmy, jakie przydatne możliwości daje to innowacyjne narzędzie.

Kurs Planowanie sklepu internetowego

Przydatny harmonogram

Przygotowując pierwszy plan w programie MS Project, musimy przede wszystkim stworzyć dedykowany dla niego harmonogram. Mamy więc możliwość dokładnego zdefiniowania godzin pracy oraz zaplanowania dowolnej długości przerw każdego dnia. Oprócz tego mamy dostęp do dowolnie definiowalnej liczby zadań, które możemy wprowadzić ręcznie, bądź w razie konieczności zaimportować z zewnętrznego programu.

MS Project posiada możliwość pełnej integracji z pakietem Office, w tym również programem Outlook, co z pewnością będzie stanowić spore ułatwienie. Każdemu zadaniu w ramach tworzonego projektu możemy przypisać określoną ilość czasu, niezbędną do jego wykonania. Na tej podstawie program oblicza, ile czasu będzie potrzebne na całościowe wykonanie kompletnego projektu. W naszym harmonogramie możemy ustawić fazy realizacji projektu, które wynikają bezpośrednio z relacji pomiędzy poszczególnymi zadaniami na naszej liście. W ten sposób możemy zdefiniować chociażby to, że prace nad wykonaniem zadania drugiego rozpoczną się dopiero po zakończeniu zadania pierwszego.

Wykres Gantta – wszystko pod kontrolą!

Po wprowadzeniu wszystkich zadań wraz z estymowanym czasem potrzebnym na ich wykonanie, mamy możliwość wykonania szczegółowego wykresu Gantta. Mówiąc najprościej, jest to wykres, który obrazuje zależność wszystkich przewidzianych w naszym harmonogramie zadań od upływającego czasu. Szczególnie przydatną funkcją wykresu Gantta, jest obrazowanie wszelkich opóźnień, jeśli chodzi o wykonywanie poszczególnych etapów naszego planu. Po wprowadzeniu do programu informacji o wykonaniu danego zadania fakt ten jest natychmiastowo widoczny na wykresie.

Trzymajmy rękę na pulsie…

Program MS Project w niezwykle łatwy sposób daje możliwość bezpośredniego podglądu statystyk całego projektu, które powstają w miarę zbierania informacji o przebiegu całego projektu. Wyjątkowo przydatna jest również funkcja kontroli wydatków, jakie ponosimy w związku z realizacją całego projektu, bądź też ewentualnym przychodów, jakie uzyskujemy w związku z realizacją projektu. Przy pomocy programu MS Project z łatwością wykonamy porównanie kwot rzeczywistych z szacunkami, które posiadaliśmy na etapie tworzenia projektu.

Świetnym narzędziem, z jakiego możemy skorzystać, jest zdobywającą coraz większą popularność analiza wartości wypracowanej. W skrócie narzędzie to pozwala porównać tempo wydatków towarzyszących realizacji naszego projektu z postępami, jakie wykonaliśmy zgodnie z harmonogramem. W rezultacie możemy o wiele sprawniej tworzyć grafik pracy dla naszych pracowników bądź innych osób powiązanych z projektem oraz lepiej kontrolować przepływ pieniędzy w związku z naszym projektem.

Raportowanie to podstawa!

Przy pomocy programu MS Project posiadamy możliwość generowania i drukowania wszelkich niezbędnych z punktu widzenia monitorowania projektu raportów. Niezwykle przydatna będzie z pewnością funkcja generowania raportów za pomocą tabelek Excela oraz raportów graficznych w programie Visio. Raporty o stanie naszych zasobów bądź raporty przepływu gotówki są niezwykle czytelne i umożliwiają lepsze kontrolowanie dalszego postępu naszego projektu. Dzięki raportom możemy znacznie efektywniej rozdzielać zadania oraz rozdysponowywać zasobami przypisanymi do projektu.

Wszystko wygląda dobrze…

Ogromnym atutem programu MS Project jest jego przyjazny użytkownikowi, czytelny interfejs, w którym nawet laikom niezwykle łatwo odnaleźć wszystkie potrzebne funkcje. Zadania, które tworzymy w ramach danego projektu, są grupowane w kartach, kolumnach i wierszach, dzięki czemu dostęp do nich jest niezwykle szybki i intuicyjny. Z pewnością nawet biurowy laik poradzi sobie z jego obsługą.

Kurs Planowanie sklepu internetowego

Poznałeś właśnie program MS Project. Jeśli chcesz odkryć więcej jego funkcji, możesz zapisać się na profesjonalny kurs w Imperium Szkoleniowym. Bez wątpienia program MS Project stanowi fenomenalne ułatwienie dla wszystkich osób, które zarządzają projektami różnego typu i potrzebują profesjonalnego wsparcia. Warto zainteresować się tym wszechstronnym narzędziem, zwłaszcza jeżeli nasz projekt jest rozbudowany i trudny do ogarnięcia przy pomocy konwencjonalnych metod zarządzania. Z pomocą programu MS Project zaoszczędzimy nie tylko czas, ale i sporo pieniędzy – w końcu nie bez powodu mówi się, że czas to pieniądz!

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here